Ką daryti po AI audito: 5 procesai, nuo kurių pradėti

Nemokamas AI auditas per 2 minutes parodo skaičių, kurį daugelis verslų pamato pirmą kartą: kiek valandų per mėnesį komanda praranda rankiniam darbui ir kiek tai kainuoja eurais, skaičiuojant pagal vidutinį Lietuvos darbuotojo valandos kaštą (~15 €/val.). Bet pats skaičius nieko nepakeičia. Svarbiausia — ką darote kitą dieną po audito.

Dažniausios dvi klaidos: nieko nedaryti („susitvarkysim, kai bus laiko") arba bandyti sutvarkyti viską iš karto ir po dviejų savaičių užstrigti. Šiame straipsnyje — paprastas prioritetų karkasas ir penki procesai, nuo kurių Lietuvos smulkus ir vidutinis verslas dažniausiai pradeda.

Ką tiksliai parodo AI auditas

Trumpas priminimas: atsakote į 8 klausimus apie savo procesus, o įrankis apskaičiuoja balą nuo 0 iki 100, prarandamų valandų įvertį per mėnesį ir nuostolius eurais per metus. Kaip veikia pats skaičiavimas, detaliai aprašėme straipsnyje AI auditas verslui: kas tai.

Auditas duoda žemėlapį — parodo, kur dingsta laikas. Bet žemėlapis neatsako į klausimą, nuo kurios vietos pradėti tvarkytis. Tam reikia prioritetų.

Trys kriterijai, pagal kuriuos rinktis pirmą procesą

Pirmam automatizavimui geriausiai tinka procesas, kuris atitinka tris sąlygas:

1. Dažniausias. Procesas, kuris kartojasi kasdien ar kelis kartus per dieną, sutaupo daugiau nei tas, kuris nutinka kartą per mėnesį — net jei pastarasis atrodo skausmingesnis.
2. Labiausiai pagrįstas taisyklėmis. Jei žingsnius galite aprašyti sakiniu „kai atsitinka X, padarome Y", sistema juos atliks be problemų. Jei kiekvienas atvejis reikalauja individualaus žmogaus sprendimo — dar ne kandidatas.
3. Mažiausiai išimčių. Kuo mažiau „bet jeigu..." situacijų, tuo greičiau automatizacija pasileidžia ir tuo rečiau ją reikia taisyti.

Idealus pirmas kandidatas surenka visus tris taškus. Praktikoje tokių procesų beveik kiekviename versle yra keli — žemiau penki dažniausi.

Penki procesai, kuriuos verta tvarkyti pirmiausia

1. Atsakymai į užklausas

Užklausos ateina kasdien, o pirmi žingsniai visada vienodi: užfiksuoti kontaktą, išsiųsti patvirtinimą, priskirti atsakingą žmogų. Kol atsakote ranka po kelių valandų, dalis klientų jau susirašė su konkurentu, kuris atsakė per minutę. Automatinis patvirtinimas ir įrašas CRM sistemoje — vienas paprasčiausių ir greičiausiai atsiperkančių pirmų žingsnių.

2. Sąskaitų ir dokumentų suvedimas

Perrašinėti PDF sąskaitų duomenis į apskaitos programą — klasikinis taisyklėmis pagrįstas procesas: laukai visada tie patys, logika aiški, o klaidos kainuoja realius pinigus. Šiuolaikinis OCR sąskaitas nuskaito automatiškai, žmogui palikdamas tik patvirtinimą. Kiek tai kainuoja ir kaip skaičiuojasi atsiperkamumas, aprašėme straipsnyje apie sąskaitų OCR automatizavimą.

3. Priminimai klientams

Priminimai apie rezervacijas, apmokėjimus ar besibaigiančias sutartis vyksta pagal gryną taisyklę — datą. Žmogus juos pamiršta, sistema niekada. Tai procesas beveik be išimčių, todėl automatizuoti jį paprasta, o nauda tiesioginė: mažiau neatvykusių klientų ir laiku apmokėtos sąskaitos.

4. Ataskaitos

Jei kiekvieną savaitę kažkas kopijuoja skaičius iš kelių šaltinių į vieną lentelę vadovui — tai darbas, kuris kartojasi identiškai. Automatinė suvestinė susidaro pati nustatytu laiku, o žmogus vietoje kopijavimo skaito išvadas ir priima sprendimus.

5. Duomenų perkėlimas tarp sistemų

Kai informacija reguliariai keliauja iš vienos sistemos į kitą, tą kelionę beveik visada galima automatizuoti. Realus pavyzdys iš mūsų praktikos — Panevėžio krepšinio klubo BC Lietkabelis svetainė: LKL, Karaliaus Mindaugo taurės ir Europos taurės rezultatai, tvarkaraščiai ir turnyrinės lentelės joje atsinaujina automatiškai kas valandą, be jokio rankinio darbo. Tas pats principas veikia bet kokiame versle: užsakymai iš el. parduotuvės į apskaitą, kontaktai iš formos į CRM, likučiai iš sandėlio į svetainę.

Nuo ko pradėti šią savaitę

1. Atsidarykite audito rezultatus ir pažymėkite procesus, kurie kartojasi bent kartą per dieną.
2. Iš jų išsirinkite tą, kurio žingsnius galite aprašyti aiškiomis taisyklėmis be daugybės išimčių.
3. Automatizuokite tik jį — vieną. Veikiantis pirmas procesas duoda realias sutaupytas valandas ir pasitikėjimo plėsti toliau.

Jei norite, kad tą pirmą procesą sutvarkytume mes — verslo procesų automatizavimas kainuoja nuo 500 €. O kaip visa tai veikia iš vidaus, paprastais žodžiais paaiškinome gide kas yra verslo procesų automatizavimas.

DUK: dažniausi klausimai po AI audito

Ar reikia automatizuoti visus penkis procesus iš karto?

Ne — ir net nepatariame. Vienas sutvarkytas procesas per kelias savaites duoda apčiuopiamą rezultatą ir parodo, kaip automatizacija veikia būtent jūsų versle. Tada antras ir trečias žingsniai vyksta daug greičiau ir su mažiau abejonių.

Kiek kainuoja pirmojo proceso automatizavimas?

Paprastas vieno srauto automatizavimas (pavyzdžiui, užklausos iš formos į CRM su automatiniu atsakymu klientui) kainuoja nuo 500 €. Skaičiuojant sutaupytas valandas pagal ~15 €/val., dauguma tokių projektų atsiperka per kelis mėnesius.

Mano skaudžiausias procesas netelpa į šį sąrašą. Ką daryti?

Sąrašas — tik dažniausi atvejai, o ne taisyklė. Taikykite tris kriterijus: dažnumas, aiškios taisyklės, mažai išimčių. Jei jūsų procesas juos atitinka, jis tinkamas kandidatas, kad ir koks specifinis būtų. Jei abejojate — atlikite nemokamą AI auditą arba parašykite mums, atvirai pasakysime, ar verta.