„Automatizavimas" daugeliui skamba abstrakčiai, kol nepamatai konkrečių pavyzdžių iš kasdienio darbo. Šiame straipsnyje surinkome dešimt procesų, kuriuos Lietuvos smulkus ir vidutinis verslas automatizuoja dažniausiai — nuo atsakymų į užklausas iki sąskaitų suvedimo ir ataskaitų vadovui.
Visi pavyzdžiai veikia pagal tą patį principą: „kai atsitinka X, sistema padaro Y". Jei procesą galite aprašyti tokiu sakiniu, greičiausiai jį galima automatizuoti — techniškai tai daroma per n8n, Make.com, Zapier arba individualų kodą. O kur tiksliai jūsų versle dingsta daugiausia valandų, per 2 minutes parodo nemokamas AI auditas.
Pardavimai ir klientų aptarnavimas
1. Automatinis atsakymas į užklausas
Taisyklė: kai klientas užpildo formą svetainėje ar parašo el. laišką, jis iškart gauna patvirtinimą, o užklausa priskiriama atsakingam žmogui. Nauda — nė viena užklausa nepasimeta pašto dėžutėje, o klientas nelieka laukti, kol kas nors ras laiko atsakyti.
2. Užklausų registravimas CRM sistemoje
Taisyklė: kai užklausa ateina iš formos, el. pašto ar skelbimo, kontaktas automatiškai sukuriamas CRM sistemoje (pavyzdžiui, Zoho) su šaltiniu ir data. Pardavėjas visas užklausas mato vienoje vietoje, o vadovas — kiek jų atėjo ir kurioje stadijoje kiekviena yra.
3. Užsakymo būsenos pranešimai klientams
Taisyklė: kai užsakymo būsena pasikeičia — apmokėta, paruošta, išsiųsta — klientas automatiškai gauna laišką, pavyzdžiui, per SendGrid. Mažėja skambučių ir laiškų „kur mano užsakymas?", o komandai nebereikia rašinėti tų pačių atsakymų ranka.
4. Priminimai apie neapmokėtas sąskaitas
Taisyklė: kai sąskaita lieka neapmokėta sutartą dienų skaičių, klientui išsiunčiamas mandagus priminimas, o po antro priminimo — žinutė atsakingam darbuotojui. Nebereikia nepatogių skambučių, o priminimai išsiunčiami visada, ne tik tada, kai kas nors prisimena.
Apskaita ir dokumentai
5. Tiekėjų sąskaitų nuskaitymas su OCR
Taisyklė: kai PDF sąskaita atkeliauja į el. paštą, OCR ją nuskaito, duomenys patikrinami pagal taisykles ir atsiduria apskaitos sistemoje, o failas — archyve. Žmogui lieka tik patvirtinti neįprastus atvejus. Kiek toks sprendimas kainuoja ir kaip skaičiuojamas atsiperkamumas — straipsnyje apie sąskaitų OCR automatizavimą.
6. Užsakymai iš svetainės į Rivilę ar Directo
Taisyklė: kai klientas pateikia užsakymą svetainėje, įrašas automatiškai atsiranda apskaitos sistemoje — klientas, prekės, sumos, PVM. Dirbame su Rivile, Directo, Centu ir Pareto. Kaip tokios jungtys veikia ir kiek kainuoja, aprašėme straipsnyje apie Rivilės ir Directo integracijas.
7. Mokėjimų susiejimas su užsakymais
Taisyklė: kai gaunamas mokėjimas, pavyzdžiui, per Paysera, jis automatiškai susiejamas su užsakymu, o užsakymas pažymimas apmokėtu. Buhalterijai nebereikia lyginti sąrašų ranka, o klaidų dėl ne to numerio ar ne tos sumos tikimybė mažėja.
Vidiniai procesai ir ataskaitos
8. Likučių ir kainų sinchronizacija
Taisyklė: kai apskaitos sistemoje pasikeičia prekės likutis ar kaina, informacija automatiškai atsinaujina svetainėje. Klientai mato realius duomenis, o darbuotojams nebereikia tų pačių skaičių vedžioti dviejose vietose.
9. Automatinės ataskaitos vadovui
Taisyklė: kiekvieną pirmadienio rytą sistema surenka savaitės duomenis — užklausas, užsakymus, neapmokėtas sąskaitas — ir suformuoja ataskaitą, pavyzdžiui, Google Sheets faile. Vadovas skaičius mato be prašymų „atsiųskite man suvestinę" ir be valandos, kurią kas nors praleistų ją ruošdamas.
10. Laiškų sekos naujiems klientams
Taisyklė: kai klientas pirmą kartą perka ar palieka kontaktą, jis automatiškai gauna laiškų seką — padėką, naudojimo instrukcijas, o po sutarto laiko — kvietimą palikti atsiliepimą. Kiekvienas klientas gauna vienodą dėmesį, nepriklausomai nuo to, kiek komanda tą savaitę užimta.
Kiek kainuoja ir kaip pasiskaičiuoti naudą
Visus šiuos scenarijus apima paslauga verslo procesų automatizavimas — kaina prasideda nuo 500 € už vieną paprastą srautą, o sudėtingesnės kelių žingsnių grandinės kainuoja daugiau. Naudos formulė paprasta: suskaičiuokite, kiek valandų per mėnesį komanda skiria konkrečiam rankiniam procesui, ir padauginkite iš vidutinio Lietuvos darbuotojo valandos kašto (~15 €/val.). Palyginę metinę sumą su automatizavimo kaina, matysite, ar ir per kiek laiko investicija atsipirks — tą paskaičiuojame prieš darbus.
Jei norite pirmiausia suprasti pačius pagrindus — kas automatizuojama, o kas ne — paprastais žodžiais paaiškinome gide kas yra verslo procesų automatizavimas.
DUK: verslo automatizavimo pavyzdžiai
Kokius procesus verta automatizuoti pirmiausia?
Tuos, kurie kartojasi dažniausiai, veikia pagal aiškias taisykles ir turi mažiausiai išimčių. Praktikoje tai dažniausiai atsakymai į užklausas, sąskaitų suvedimas ir priminimai apie apmokėjimą — jie kartojasi kasdien, todėl sutaupo daugiausia laiko.
Kiek kainuoja verslo procesų automatizavimas?
Kaina prasideda nuo 500 € už vieną paprastą srautą — pavyzdžiui, automatinį užklausų registravimą su patvirtinimo laišku. Kelių žingsnių grandinės su tikrinimo taisyklėmis ir ataskaitomis kainuoja daugiau. Prieš darbus paskaičiuojame atsiperkamumą pagal jūsų valandas.
Ar reikės keisti sistemas, kurias jau naudojame?
Ne. Automatizacijos jungiasi prie jau naudojamų sistemų — Rivilės, Directo, Cento, Pareto, Zoho, Paysera ar SendGrid — per n8n, Make.com, Zapier arba individualų kodą. Komanda toliau dirba įprastuose įrankiuose, tik nebedaro pasikartojančių žingsnių ranka.
Kodexa įkūrėjas. Nuo 2023 m. kuria svetaines, DI chatbotus ir verslo automatizacijos sprendimus Lietuvos verslams — be šablonų, su fiksuotomis kainomis ir 30 d. garantija.
Daugiau apie autorių