Prieš du mėnesius konsultavome vieną Kauno gamybos įmonę. Direktorė pasakė paprastą frazę: „Aš daugiau nespėju."
Paprašėme parodyti tipinę darbo dieną. Rezultatas nustebino ir mus, ir ją.
Tipinės dienos anatomija
- 09:00 — perkelinėja užklausas iš el. pašto į Excel lentelę
- 10:30 — kopijuoja Excel duomenis į Rivilę
- 12:00 — siunčia priminimus klientams (rankiniu būdu)
- 14:00 — pildo eksporto dokumentus
- 16:00 — perkelia sąskaitas iš banko į buhalterinę programą
Iš aštuonių darbo valandų — 4.5 val. rankinio pasikartojančio darbo. Klaidų per savaitę: apytiksliai 5-8. Kai kurios klaidos reiškė nepatenkintus klientus arba prarastas užklausas.
Ką sukūrėme per 4 dienas
Naudojome Make.com — vieną iš populiariausių LT automatizacijos platformų. Kaina — 500 €.
Automatizacija jungė kelias sistemas:
- Užklausos iš svetainės formos → Rivilė automatiškai
- Priminimai klientams — kas 3 dienas per SendGrid
- Sąskaitos iš banko → apskaitos programa automatiškai
- Eksporto dokumentai — auto-generuojami iš CRM
Rezultatas po 3 savaičių
- Rankinis darbas: 4.5 val. → 45 min. per dieną
- Klaidų sumažėjo 80% (mažiau žmogaus faktoriaus)
- Direktorė vėl kalba su klientais, ne su Excel'iais
- ROI atgautas per pirmą mėnesį
Kaip skaičiuoti automatizacijos ROI
Paprasta formulė: kiek valandų sutaupote per savaitę × valandos kaštas × 52 savaitės = metinis sutaupymas.
Kauno atveju — 20 val./sav. × 25 €/val × 52 = 26 000 € per metus. Automatizacija kainavo 500 €. ROI 52x per metus.
Net jei skaičiuosite konservatyviai (10 val./sav. × 15 €/val), gausite 7 800 € per metus prieš 500 € investiciją.
Kokie procesai tinkami automatizacijai
Pasikartojantys, tie kurie neturi kūrybinės dalies:
- CRM įrašų perkėlimas iš vienos sistemos į kitą
- Sąskaitų generavimas ir siuntimas
- El. pašto priminimai (rezervacijos, apmokėjimai)
- Ataskaitų sudarymas iš Google Sheets duomenų
- Klientų atsiliepimų prašymai po pirkimo
- Slack/email pranešimai pardavimų komandai
Kada NEVERTA automatizuoti
Ne visas procesas verta automatizuoti. Kelios išimtys:
- Procesas atliekamas rečiau nei 1x per savaitę
- Procesas turi daug išimčių, kur reikia žmogaus sprendimo
- Procesas keisis per 3 mėnesius
- Automatizacijos kaina viršija metinį sutaupymą
Kur pradėti savo automatizaciją
Klausimas paprastas: kiek valandų per savaitę praleidžiate rankiniam pasikartojančiam darbui?
Jei atsakymas didesnis nei 5 val./sav., automatizacija jums pasiteisins per pirmą mėnesį. Vienas Make.com arba Zapier scenarijus dažnai užtenka. Nereikia perkūrinėti visos verslo infrastruktūros.
Kodexa specializuojasi Lietuvos SVV automatizacijoms — Rivilė, Centas, Directo, Pareto, Zoho, SendGrid, Paysera integracijos. Fiksuota kaina nuo 500 €.