Praėjusią savaitę konsultavome vieną Kauno logistikos verslą. Direktorius prašė paprastai — „kad būtų geresnė sistema".
Paprašėme parodyti dabartinę situaciją. Ekrane pasirodė failų sąrašas.
47 Excel failai — realybė
- Failas 1: Klientų sąrašas
- Failas 2: Vairuotojų maršrutų grafikas
- Failas 3: Kainynas
- Failas 4: Vairuotojų kontaktai
- Failas 5-47: kitos sritys, dažnai dubliuoti
Kiekvienas failas — atskiras Excel. Nesujungtas su niekuo. Kiekvienas darbuotojas turėjo savo versiją, dažnai neatitinkančią kolegos.
Kaip veikdavo tipinis procesas
- Užklausa atėjo el. paštu → kopijuota į Excel 1
- Priskyrimas vairuotojui → Excel 2
- Kainos apskaičiavimas → Excel 3
- Sąskaita → Excel 4
- Sekimas → Excel 5
Klaidų per savaitę: 5-8. Kai kurios klaidos reiškė klientų nusiskundimus arba visai prarastus užsakymus. Nė vienas darbuotojas negalėjo greitai atsakyti į paprastą klausimą: „Kur mano krovinys dabar?"
Sprendimas: Airtable + Zapier už 500 €
Nesukūrėme sudėtingos ERP sistemos. Panaudojome įrankius, kurie prieinami bet kokiam SVV.
Airtable — nemokama duomenų bazė iki 1 000 užklausų per mėn. Zapier — automatizacija tarp platformų.
- Airtable duomenų bazė — visų 47 Excel'ių vieta
- Užklausų forma svetainėje → automatiškai į Airtable
- Zapier automatizacija — kai nauja užklausa, siunčia SMS vairuotojui
- Kainos formulė — auto-skaičiavimas pagal km + krovinio tipą
- Sąskaita — auto-generuojama iš Airtable į Google Docs template
Rezultatas po 2 savaičių
- Klaidų sumažėjo 90%
- Vidutinis atsakymo laikas: 4 val. → 15 min.
- Darbuotojai spėja padaryti 2x daugiau užsakymų
- Direktorius realiai žino, kas vyksta versle
Kodėl 47 Excel failai atsirado
Verslai neplano nekokybės. Excel failai auga natūraliai. Vienas darbuotojas sukuria naują lentelę savo užduočiai. Antra sukuria kitą. Po metų — chaosas.
Problema net ne Excel'is pats savaime. Problema — nesujungtos sistemos. Duomenys dubliuojami, konfliktuoja, sensta.
Ne visas problemas reikia 10 000 € sprendimo
Šiam verslui nereikėjo SAP arba Microsoft Dynamics. Reikėjo aiškesnės struktūros ir kelių automatinių ryšių tarp sistemų.
Kartais 500 € ir Airtable + Zapier užtenka. Verslo dydis nusako, kokio sudėtingumo sprendimą pasirinkti.
Kaip pradėti savo procesų sutvarkymą
Klausimas sau: kiek Excel failų dabar valdo tavo verslą? Jei atsakymas didesnis nei 5, tikriausiai kai kurie iš jų konfliktuoja.
Pirma diena — surašyk visus. Pasižiūrėk kur duomenys dubliuojasi. Antra diena — pasirink kelis pagrindinius, kuriuos verta konsoliduoti.
Jei procesas per didelis rankinei analizei, Kodexa siūlo verslo procesų auditą. Peržiūrime, kur automatizacija realiai grąžins investiciją.